E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist seit 2025 eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten maschinenlesbar sind und dadurch automatisch elektronisch verarbeitet werden können. Nur wenn diese technischen Anforderungen erfüllt sind, gilt ein Dokument rechtlich als E-Rechnung.

Für Unternehmen bedeutet das: Rechnungen müssen so erstellt und verarbeitet werden, dass die enthaltenen Daten digital ausgelesen und in Buchhaltungs- oder ERP-Systemen weiterverarbeitet werden können. Die E-Rechnung ist damit ein wichtiger Baustein für digitale Rechnungsprozesse, automatisierte Buchhaltung und effiziente Unternehmensabläufe.

Wichtig ist die Abgrenzung zu anderen elektronischen Formaten: Eine PDF-Rechnung per E-Mail gilt seit 2025 nicht als E-Rechnung, sondern nur als sonstige elektronische Rechnung. Das gilt auch für Dateiformate wie .tif, .jpeg oder .docx. Diese Formate sind zwar digital, enthalten aber in der Regel keine strukturierten, maschinenlesbaren Rechnungsdaten. Für eine echte E-Rechnung ist deshalb ein standardisiertes, maschinenlesbares Format erforderlich.

Kurz erklärt:

• E-Rechnung = strukturierte, maschinenlesbare elektronische Rechnung
• PDF, JPG, TIFF oder DOCX = keine E-Rechnung im rechtlichen Sinn
• Ziel = automatische Verarbeitung, weniger manuelle Arbeit, mehr Effizienz

Für die elektronische Rechnungsstellung sind im Jahr 2026 vor allem die Formate XRechnung, ZUGFeRD und in bestimmten Fällen EDI-Formate relevant. Entscheidend ist dabei, dass das jeweilige Rechnungsformat die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllt oder zumindest interoperabel verarbeitet werden kann.

• XRechnung ist ein reines XML-Format. Dieses ist für Maschinen direkt lesbar, als menschlicher Empfänger oder Empfängerin einer solchen Rechnung brauchen Sie jedoch eine spezielle Software, um das Format lesen zu können.
• ZUGFeRD-Format ab 2.0.1 ist ein Hybridformat. Das bedeutet: Dieses ist sowohl für Maschinen als auch menschliche Empfängerinnen und Empfänger direkt lesbar. Das wird erreicht, indem sowohl ein XML-Format als auch ein PDF mit herkömmlich lesbarem Text enthalten ist. Eine deutsch-französische Variante eines solchen Hybridformats ist außerdem Factur-X.
• EDI steht für Electronic Data Interchange und ist ein durch bestimmte Standards geprägtes Format der elektronischen Rechnungsübermittlung. In Zukunft müssen E-Rechnungen die EU-Norm EN 16931 erfüllen, die aktuell noch nicht alle EDI-Rechnungen abdecken. Voraussichtlich werden hier Anpassungen erfolgen. Zu den am meisten verbreiteten Formatstandards von EDI-Rechnungen gehört zum Beispiel EDIFACT. Mit UBL gibt es aber auch EDI-Formatstandards, die eine XML-Struktur verwenden.

Seit 2025 gilt die Empfangspflicht für E-Rechnungen für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich — also auch für Freiberufler und Kleinunternehmer. Wer geschäftliche Rechnungen erhält, muss technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dafür sind passende Systeme und interne Prozesse erforderlich.

Bei der Ausstellung von Rechnungen gibt es 2026 noch Übergangsregelungen: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch sonstige elektronische Rechnungen, zum Beispiel als PDF, bleiben möglich, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt. Die Pflicht zur vollständigen elektronischen Rechnungsstellung wird erst schrittweise eingeführt.

Für den öffentlichen Bereich gelten schon länger besondere Vorgaben. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die elektronische Rechnungsstellung bereits seit Jahren verbindlich.

Die Archivierung muss nach § 14b Absatz 1 UStG auch bei E-Rechnungen acht Jahre lang gewährleistet sein. Dabei müssen diese im elektronischen Ursprungsformat erhalten bleiben. Sie dürfen also nicht etwa Screenshots oder PDFs der E-Rechnungen erstellen und diese statt der Originale archivieren.