- Kontoauszüge immer und überall abrufen
- Ganz bequem im OnlineBanking
- 10 Jahre Speicherdauer
Ihr elektronischer Kontoauszug
Bekommen Sie Ihren Kontoauszug immer noch in Papierform?
Wir bieten Ihnen und Ihren Mitarbeitern mit dem elektronischen Kontoauszug einen bequemeren und einfacheren Weg. Der elektronische Kontoauszug Ihrer Volksbank in Ostwestfalen eG ist die Alternative zum Papierauszug. Aktivieren Sie jetzt Ihr elektronisches Postfach. Sie und Ihre Mitarbeiter profitieren dann von zahlreichen Funktionen.
Die Vorteile des elektronischen Kontoauszugs für Firmenkunden
Davon profitieren Sie und Ihre Mitarbeiter
- Sie und Ihre Mitarbeiter können aktuelle Kontoauszüge jederzeit und überall abrufen.
- Die Auszüge werden 10 Jahre lang gespeichert.
- Sie sparen den Gang zum Kontoauszugsdrucker.
- Es entstehen keine Portokosten.
- Der elektronische Kontoauszug wird von Ihrem zuständigen Finanzamt als Buchungsbeleg anerkannt.
So wechseln Sie zum elektronischen Kontoauszug
Elektronisches Postfach aktivieren
Das elektronische Postfach aktivieren Sie ganz einfach in Ihrem OnlineBanking. Danach erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter alle Dokumente der in Ihrem OnlineBanking aufgeführten Geschäftskonten ausschließlich über Ihr elektronisches Postfach. Es ist keine separate Anmeldung für den elektronischen Kontoauszug notwendig.
So stellen Sie als gesetzlicher Vertreter einer Firma Ihre Auszüge um
Ihre Firma ist kein Einzelunternehmen, sondern ein Unternehmen einer anderen Rechtsform, wie beispielsweise einer GmbH, KG, AG o. ä.? Um Ihre Firmenauszüge auf den elektronischen Kontoauszug umzustellen, müssen die gesetzlichen Vertreter der Firma das elektronische Postfach aktivieren und die Sonderbedingungen für die Nutzung des elektronischen Postfachs akzeptieren. Die benötigten Unterlagen erhalten Sie beim Beratungsgespräch bei Ihrer Volksbank in Ostwestfalen eG. Wir raten Ihnen, vor der Umstellung mit dem Firmenkundenberater Ihrer Volksbank in Ostwestfalen eG und mit Ihrem Steuerberater zu sprechen und sich bezüglich der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu informieren.
Technische Voraussetzungen für den elektronischen Kontoauszug
Ihren elektronischen Kontoauszug für Firmenkunden erhalten Sie in Ihrem OnlineBanking im PDF-Format. Melden Sie sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten im OnlineBanking an. Zum Anzeigen Ihrer Kontoauszüge benötigen Sie den "Adobe Acrobat Reader".
Sicherheit geht vor
Alle Dokumente werden am Zentralrechner unseres IT-Dienstleisters, der Atruvia AG, in einem gesicherten Umfeld gespeichert. Die Übertragung der Dokumente ist wie alle Transaktionen im OnlineBanking verschlüsselt.
Häufige Fragen zum elektronischen Kontoauszug für Firmenkunden
Wir empfehlen Ihnen, Ihren elektronischen Kontoauszug auf Ihrem lokalen Rechner abzuspeichern und zu archivieren. Aufbewahrungspflichtige elektronische Dokumente wie Kontoauszüge müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden, um den steuerlichen Anforderungen zu genügen. Das im elektronischen Postfach enthaltene Archiv ersetzt nicht die lokale Archivierung auf einem Speichermedium.
Nach Ihrer Anmeldung zum elektronischen Kontoauszug erhalten Sie die digitalen Auszüge automatisch für alle Geschäftsguthaben- sowie Kontokorrent-, Spar-, Termingeld- und Darlehenskonten in Ihrem elektronischen Postfach. Auf Wunsch finden Sie dort auch Ihre elektronischen Order- und Wertpapiermitteilungen.
Das Bundesfinanzministerium und die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder haben diese Frage beraten und der Kreditwirtschaft Ende Juli 2014 schriftlich mitgeteilt, dass elektronische Kontoauszüge als Buchungsbelege anerkannt werden. Das Dateiformat ist nicht vorgeschrieben, eine einfache PDF-Datei genügt.
Der elektronische Kontoauszug ersetzt den bisherigen Kontoauszug in Papierform.
Sowohl die Umstellung auf den elektronischen Kontoauszug als auch die Bereitstellung Ihrer Kontoauszüge in Ihrem elektronischen Postfach sind für Sie kostenfrei.
Neu eingestellte Dokumente in Ihrem elektronischen Postfach werden für 10 Jahre zum Abruf bereitgehalten und danach automatisch gelöscht. Das Löschdatum ist in jeder Nachricht ersichtlich ("Aufbewahrung bis …"). Wir empfehlen Ihnen, Ihren elektronischen Kontoauszug lokal auf Ihrem Computer oder einem externen Speichermedium zu archivieren, da das elektronische Postfach nicht als dauerhaftes Archiv gedacht ist.
Viele Firmenkunden nutzen zur Abwicklung ihrer Finanzgeschäfte im Internet entsprechende Softwareprodukte. Generell ist der Abruf Ihres elektronischen Kontoauszugs über eine solche Finanzsoftware möglich, sofern Ihre Software dies unterstützt. Die Einstellungen zum Abruf der Kontoauszüge sind softwarespezifisch. Entsprechende Informationen darüber, ob die Software den Abruf der Dokumente unterstützt und welche Einstellungen vorzunehmen sind, erhalten Sie im Handbuch Ihrer Software oder beim Programmhersteller.
Ihre Kreditkartenumsätze werden Ihnen monatlich papierhaft zur Verfügung gestellt. Im elektronischen Postfach sind sie derzeit nicht einsehbar.